L’OSPITALITÀ FA I CONTI CON REGOLE SU MISURA
La disciplina delle spese di rappresentanza si applica ai costi qualificabili come tali in quanto rispettano le condizioni previste dal decreto ministeriale 19 novembre 2008, pubblicato sulla «Gazzetta Ufficiale» n. 11 del 15 gennaio 2009. Il decreto provvede a negare la qualifica di spese di rappresentanza a una particolare categoria di costi, e cioè ad alcune tipologie di spese di ospitalità, che teoricamente, avrebbero i requisiti per rientrare nel novero. Pertanto, non essendo spese “di rappresentanza”, non si renderà loro applicabile la disciplina. Inoltre non saranno spese di rappresentanza tutti i costi che non rispettano la definizione generale contenuta nel comma 1 dell’articolo unico del Dm.
Le spese di ospitalità
Per spese di ospitalità si intendono le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute dall’impresa per ospitare soggetti terzi. Il comma 5 introduce un’importante precisazione che riguarda le spese di viaggio, vitto e alloggio relativi a clienti, anche potenziali, ospitati in occasione di fiere, esposizioni ed eventi simili, o in occasione di visite a stabilimenti o unità produttive dell’impresa. Questi costi non sono spese di rappresentanza e, quindi, sono deducibili con le ordinarie regole previste dal Tuir. A questo proposito va ricordato che, dal 2009 le spese relative a prestazioni alberghiere e somministrazione di alimenti e bevande sono deducibili nel limite del 75% del costo sostenuto. Quelle considerate di rappresentanza dovranno, invece, superare anche il test di congruità rispetto ai ricavi.
Dal punto di vista soggettivo, l’esclusione interessa solo le spese per clienti (anche solo potenziali), per cui dovrebbero rientrare nelle spese di rappresentanza i costi qualora riguardino inviti a soggetti diversi da clienti (per esempio fornitori o autorità in senso lato). Viceversa si deve ritenere che, nel caso di agenti (ovvero di intermediari in senso ampio), debbano applicarsi le stesse disposizioni previste per i clienti: dunque le spese non dovrebbero rientrare tra quelle di rappresentanza.
Dal punto di vista oggettivo, l’esclusione non si applica nel caso di ospitalità per le altre categorie di eventi quali i viaggi di tipo turistico o le ricorrenze aziendali rientranti nell’ambito delle spese di rappresentanza. Per cui nel caso di clienti ospitati in occasione del ventennale dell’azienda le spese sostenute rientreranno tra quelle di rappresentanza e si cumuleranno con quelle che dovranno superare il test di congruità rispetto ai ricavi.
Le imprese che organizzano fiere
Il decreto prevede, inoltre, una norma ad hoc per le imprese la cui attività caratteristica consiste nell’organizzazione di fiere. Le regole del punto precedente riguardano anche le spese di ospitalità di clienti, anche potenziali, in occasioni di eventi che sono volti a promuovere le manifestazioni espositive. Il dato letterale della norma richiede che la manifestazione sia finalizzata a promuovere “specifiche” manifestazioni espositive o eventi simili. A una prima lettura sembra, pertanto, che sia indispensabile la promozione di uno o più eventi programmati, in fase di realizzazione, e non sia invece possibile applicare le stesse regole nel caso di manifestazioni in cui viene solo presentata in generale l’attività dell’impresa.
Le imprese individuali
Sempre lo stesso comma del Dm esclude dalle regole previste per le spese di rappresentanza le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute dall’imprenditore individuale per partecipare a fiere o eventi simili in cui siano esposti beni o servizi dell’impresa o attinenti alla sua attività caratteristica. La relazione governativa chiarisce che la previsione assume portata effettiva solo per le spese della natura indicata in quanto è «evidente che le spese sostenute, ad esempio, per l’affitto e l’allestimento degli stand o il trasporto dei prodotti da esporre, restano deducibili come normali spese di gestione in base alle regole generali». Il richiamo ai beni e servizi «attinenti all’attività caratteristica» dell’impresa sembrerebbe inoltre consentire la deducibilità integrale anche delle spese di viaggio, vitto e alloggio dell’imprenditore individuale che partecipa a una fiera nella quale sono esposti prodotti interessanti per potenziali forniture di materie prime, merci o beni strumentali.
Le spese commerciali
Oltre a quelle indicate nel comma 5 non sono da considerare spese di rappresentanza tutte quelle che non hanno i requisiti previsti dalla definizione generale. In particolare dovrebbero essere escluse tutte le erogazioni a titolo non gratuito di beni e servizi. In quest’ottica rientrerebbero tra le spese commerciali le sponsorizzazioni e, in generale, tutti quei contratti che presentano una controprestazione da parte del soggetto che percepisce il corrispettivo. In tutte queste situazioni, come per qualunque tipologia di costi, sarà compito del contribuente dimostrare che il costo sostenuto è inerente e che ha una valenza di tipo pubblicitario/commerciale. Inoltre sarà fondamentale prestare attenzione ai vari eventi per distinguere le diverse fattispecie: per esempio nel caso di fiere e mostre solo i costi per feste e ricevimenti possono essere considerate di rappresentanza, mentre tutti i costi per l’organizzazione della mostra/fiera sono da considerare costi diversi di natura commerciale. A questo proposito sarebbe opportuno un chiarimento con riferimento agli eventi di intrattenimento sostenuti nelle occasioni evidenziate dal Dm: l’intero importo delle spese sostenute è da considerare di rappresentanza o il costo del pranzo/rinfresco, per la parte riguardante i clienti, è da considerare nel vitto escluso dalle spese di rappresentanza? Sarebbe importante conoscere il parere dell’amministrazione sul punto anche per organizzare la documentazione a sostegno.
Esoneri e situazioni da dimostrare
Il singolo imprenditore
Il Dm esclude che le regole valgano per le spese di viaggio, vitto e alloggio dell’imprenditore individuale per partecipare a fiere in cui siano esposti beni o servizi dell’impresa che dirige. Tuttavia, il richiamo ai beni e servizi «attinenti all’attività caratteristica» sembra consentire la deducibilità di quelle spese se egli partecipa a una fiera in cui sono esposti prodotti interessanti per potenziali forniture di materie prime, merci o beni.
Le sponsorizzazioni
Sarebbero escluse. Ma sarà compito del contribuente dimostrare che il costo sostenuto è inerente e che ha una valenza di tipo pubblicitario/commerciale.